A Flash identificou aumento de pedidos de reembolso com violações às políticas. Saiba o que pode e não pode na prestação de contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos colaboradores foi de R$ 121,61 por gasto, totalizando cerca de R$ 2 mil mensais no período inicial do ano. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, muitos indivíduos acabaram em desvantagem: observou-se um crescimento de 78% na quantidade de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, a pesquisa apontou que a maioria dos funcionários que tiveram problemas com o reembolso acabaram buscando compensações ou devoluções alternativas para recuperar seus gastos de forma justa e eficiente.
Problemas com Reembolso e Políticas de Empresas
Em termos financeiros, isso implica R$ 400 mensais em recursos não restituíveis por colaborador. Se as falhas acontecem todos os meses, ao término de um ano, o dano pode atingir R$ 4.800. O levantamento foi conduzido pela Flash, sistema de controle da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos tamanhos. As transgressões mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo para a prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); montantes que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante da despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para a equipe financeira devido aos custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, afirma Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, já que o colaborador pode ter que arcar com despesas do próprio bolso.
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Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras formalmente, como por meio de seu site. O texto deve destacar as consequências pela não observância das regras, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e, mesmo assim, incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse caso, quem fez a despesa assume os valores que não eram permitidos. Portanto, a pessoa deve cumprir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, pode até ocorrer o seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores que podem ser gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos feitos no cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontar o montante em sua folha de pagamento. No entanto, existem outras situações envolvendo despesas que são mais sérias e consideradas fraudes, de acordo com o executivo da plataforma: Despesas falsas: submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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